1.   INTRODUCCIÓN

El almacenaje de bienes siempre ha sido una actividad esencial para el hombre, pues de ello depende la conservación de recursos que, posteriormente, serán usados en los momentos de mayor necesidad. Esta actividad, si bien comenzó en la historia de la humanidad de forma rudimentaria, ha sufrido cambios con ocasión de la tecnificación de la civilización del incremento de la demanda en servicios tecnificados de esta clase.

No obstante lo anterior, esta actividad no está exenta de riesgos, pues así como ha sido utilizada para fines benéficos y, si se quiere altruistas, también ha sido usada para la custodia de objetos que pueden ser utilizados para cometer delitos fuentes de lavado de activos, financiar el terrorismo o la proliferar armas de destrucción masiva. En concordancia con ello y, MEGA STORAGE (en adelante “La Compañía”, “Nuestra Compañía, “La Empresa” o “Nuestra Empresa”), es consciente que la ejecución de su actividad económica puede conllevar la concreción de alguno de estos flagelos.

Es por ello que, a través de la implementación y puesta en marcha del SAGRILAFT bajo el régimen de medidas mínimas normado en el Capítulo X de la Circular Básica Jurídica expedida por la Superintendencia de Sociedades, no solo reafirma su compromiso con el cumplimiento normativo sino que ratifica su disposición de contribuir contra la lucha del  LA/FT/FPADM.

2.     MARCO LEGAL

2.1.REFERENCIAS INTERNACIONALES

• Convención de Viena de 1988: Convención de las Naciones Unidas Contra el Tráfico de Estupefacientes y Sustancias Psicotrópicas (Aprobada por la Ley 67 de 1993 – Sentencia C-176 de 1994).
• Convenio de Naciones Unidas para la Represión de la Financiación del Terrorismo de 1999 (Aprobado por la Ley 808 de 2003 – Sentencia C-037 de 2004).
• Convención de Palermo de 2000: Convención de Naciones Unidas Contra la Delincuencia Organizada (Aprobada por la Ley 800 de 2003 – Sentencia C-962 de 2003).
• Convención de Mérida de 2003: Convención de Naciones Unidas Contra la Corrupción (Aprobada por la Ley 970 de 2005 – Sentencia C – 172 de 2006).
• 40 recomendaciones del Grupo de Acción Financiera- GAFI.

2.2.REFERENCIAS NACIONALES

2.2.1.     CONSTITUCIÓN POLÍTICA

• Artículos 6. Cláusula general de responsabilidad.
• Artículo 123. Definición de servidores públicos.
• Artículo 333. Función social de la Empresa y limitaciones a libertad económica.

2.2.2.     LEYES

• Ley 222 de 1995, artículo 84. Corresponde a la Superintendencia de Sociedades ejercer la vigilancia de las sociedades comerciales, sucursales de sociedades extranjeras y empresas unipersonales.
• Ley 222 de 1995, Artículo 86 numeral 3. La Superintendencia de Sociedades está facultada para imponer sanciones o multas, sucesivas o no, hasta por doscientos SMLMV, a quienes un cumplan sus órdenes
• Ley 365 de 1997 por la cual se establecen normas tendientes a combatir la delincuencia organizada y se dictan otras disposiciones.
• Ley 1121 de 2006. Por la cual se dictan normas para la prevención, detección, investigación y sanción de la financiación del terrorismo y otras disposiciones.
• Ley 599 de 2000. Por medio de la cual se expide el Código Penal Colombiano.

2.2.3.     DECRETOS

• Decreto 830 de 2021. Por el cual se modifican y adicionan algunos artículos al Decreto 1081 de 2015, Único Reglamentario del Sector Presidencia de la República, en lo relacionado con el régimen de las Personas Expuestas Políticamente (PEP)
• Decreto 1068 de 2015, artículo 2.14.2., Por medio del cual se expide el Decreto Único Reglamentario del Sector Hacienda y Crédito Público. Obligación de reportar a la UIAF.

2.2.4.     CIRCULARES

• Circular Externa 100-000016 de 2020 por medio de la cual se modifica integralmente el capítulo X de la Circular Básica Jurídica.
• Circular Externa 100-00004 de 2021 por medio de la cual los numerales 5.1.2., 5.1.4.3.1., 5.1.4.5., 5.1.4.8., 5.3.2., 7.1. y 7.2. de la Circular Externa No.100-000016 de 2020.
• Circular Externa 100-000015 de 2021 por medio de la cual se modifican las definiciones “beneficiario final”, “PEP”, “PEP extranjeras”, se adiciona la definición de “Asociados cercanos” y se ajusta su referencia en los numerales 2 y 5.3.2. Circular Externa No.100-000016 de 2020.

3.   OBJETIVO

Con la adopción del SAGRILAFT bajo el régimen de medidas mínimas de MEGA STORAGE, Nuestra Empresa busca prevenir los riesgos relacionados con Lavado de Activos, Financiamiento del Terrorismo y de la Proliferación de Armas de Destrucción Masiva. En consonancia con lo anterior, se establecerá una política ALA/CFT/CFPADM con el fin de definir nuestra posición sobre este aspecto. En este sentido y, en aras de materializar la política en acciones concretas, hemos definidos unos mecanismos que nos facilitarán su debido cumplimiento.

De igual forma, asignamos tareas concretas a responsables específicos con el fin de poner en marcha los mecanismos precitados y, finalmente, propenderemos la construcción de una cultura en materia de cumplimiento normativo que procure la creación de conciencia frente a la lucha en contra los riesgos ya señalados.

4.   ALCANCE

El SAGRILAFT bajo el régimen de medidas mínimas de MEGA STORAGE es aplicable para la ejecución de funciones de todos nuestros empleados con independencia del proceso en donde desarrollen las mismas. De igual forma, todas nuestras operaciones se guiarán conforme a sus disposiciones y aplicará para todas nuestras contrapartes.

Conforme a lo antecedente, se recalca que es de obligatorio cumplimiento para los terceros anteriormente referidos, so pena de las sanciones dispuestas en el numeral 9 de esta política y 14 del “Manual SAGRILAFT bajo el Régimen de Medidas Mínimas” de Mega Storage.

5.   POLÍTICA ALA/FT/CFPADM

La política de MEGA STORAGE está encaminada a colaborar en la lucha contra LA/FT/FPADM; proteger a La Empresa para que el desarrollo de nuestro objeto social no sea utilizado como medio para la concreción de los riesgos mentados por medio de la generación de una cultura de cumplimiento normativo cuyo objeto es definir pautas de conducta en relación con nuestras contrapartes en aras de prevenir, detectar y reportar cualquier acto para que se concreten los riesgos mencionados. Por lo tanto, Nuestra Compañía no adquirirá, resguardará, invertirá, transportará, transformará, almacenará, conservará, custodiará, o administrará bienes surgidos con ocasión de la comisión de las conductas relacionadas en el artículo 323 del Código Penal Colombiano y, de igual forma, tampoco proveerá, recolectará, entregará, aportará, bienes para el financiamiento de grupos o personas consideradas terroristas, o que tengan relación con financiamiento de armas de destrucción masiva. De la misma manera, tampoco promoverá, organizará, o apoyará actividades para que tengan como fin sostener económicamente dichos grupos o personas ya referidas.

6.   MECANISMOS PARA EL CUMPLIMIENTO DE LA POLÍTICA

Para el cumplimiento de la política ALA/CFT/CFPADM, Mega Storage dispondrá de los siguientes mecanismos:

6.1.GESTIÓN DEL RIESGO

En concordancia con la Etapas del SAGRILAFT, tendremos en cuenta 4 etapas de gestión del riesgo LA/FT/FPADM, a saber:

• Identificación
• Medición
• Control

En la primera velaremos por la determinación de los factores de riesgos que nos afectan, así como la definición de los riesgos individualizados que hallemos en cada uno de nuestros procesos. Posteriormente, y con ayuda de nuestra “Matriz de riesgos LA/FT/FPADM” procederemos a calificarlos en términos de probabilidad, es decir, la posibilidad de ocurrencia de un riesgo, y de impacto, lo que se traduce en la severidad del daño si se llegase a concretar un riesgo. Dicha medición se harpa en una escala de 1 a 5 bajo el referente metodológico ISO 31000 y, una vez finiquitada, se obtendrá el perfil de riesgo inherente.

Subsiguientemente, con miras a la mitigación de los riesgos previamente identificados se diseñarán e impondrán controles. Los tipos de controles y las variables para la calificación de su eficiencia se encontrarán en el “Documento técnico Metodología Gestión de Riesgo”, de nuestra “Matriz de riesgos LA/FT/FPADM”. Finalmente, en aras de detectar oportunidades de mejora, así como hacer seguimiento a nuestras operaciones, monitoreamos el cumplimiento de las disposiciones del SAGRILAFT bajo el régimen de medidas mínimas.

6.2.DEBIDA DILIGENCIA

Con el fin de establecer las medidas necesarias para prevenir o detectar actos mediante los cuales se pueda llegar a materializar cualquier operación que tenga como resultado el lavado de activos, financiación del terrorismo o de la proliferación de armas de destrucción masiva, realizaremos:

• Actividades que nos permitan conocer a nuestras contrapartes.
• Esfuerzos tendientes a la identificación de los beneficiarios finales de nuestras contrapartes.
• Consulta en listas vinculantes e informativas de cara a la identificación de cualquier coincidencia LA/FT/FPADM.
• Actualización periódica de la información de nuestras contrapartes.

6.3.DEBIDA DILIGENCIA INTENSIFICADA

En Mega Storage somos conscientes de que existen circunstancias que pueden elevar aún más el riesgo de LA/FT/FPADM, razón por la cual hemos establecido medidas intensificadas de debida diligencia en los siguientes casos

• Personas expuestas políticamente.
• Jurisdicciones de mayor riesgo.

En consecuencia, hemos fijado controles más estrictos que los ordinarios dado el caso de la vinculación de un PEP o de una contraparte ubicada en jurisdicciones de alto riesgo. Los mismos se encuentras especificados en nuestros “Manual SAGRILAFT bajo el Régimen de Medidas Mínimas”

6.4.MANEJO DE EFECTIVO

De igual forma, Mega Storage comprende el riesgo que comporta el manejo de efectivo. De conformidad con ello, ha fijado parámetros para su recepción y ha establecido una prohibición para que, en desarrollo de nuestras operaciones se hagan pagos o entregas de dinero a nuestras contrapartes.

7.    SEÑALES DE ALERTA

No solo el establecimiento de políticas y de mecanismos para su cumplimiento es suficiente para alcanzar el objeto propuesto en el SAGRILAFT bajo el Régimen de Medidas Mínimas de Mega Storage, sino que también hemos catalogado una serie de señales de alerta que nos pueden indicar la posible ocurrencia de una operación que tenga la intención de concretar cualquier acto relacionado con LA/FT/FPADM. Su detección estará a cargo de todos los empleados y su tratamiento será responsabilidad del líder de proceso correspondiente en conjunto con el Representante Legal.

8.   REPORTES

En aras de contribuir con las autoridades publicas encargadas de la investigación de cualquier acto relacionado con LA/FT/FPADM, reportaremos ante la Unidad de Información Análisis Financiero (UIAF) el Reporte de Operaciones Sospechosas (ROS) o la Ausencia de Reporte de Operaciones Sospechosas (AROS) cuando hay lugar a ello. En ese sentido, también reportaremos a la misma entidad así como a la Fiscalía General de la Nación, cualquier bien, activo, producto, fondo o derecho de titularidad a nombre o bajo la administración o control de cualquier país, persona o entidad incluida en estas listas vinculantes.

9.   SANCIONES

Finalmente, la transgresión de cualquier disposición de la presente política así como de SAGRILAFT bajo el Régimen de Medidas Mínimas de Mega Storage, conllevará la imposición de medidas sancionatorias que pueden ser de tipo: interna -procesos disciplinarios seguidos en contra de empleados-, civil o comercial -terminación de vínculos contractuales, administrativa -imposición de sanciones por entes de control- y, para terminar, responsabilidad penal -prisión y/o multa por la comisión del delito de lavado de activos, sus delitos fuentes, o de financiación del terrorismo.